Datenschutzerklärung

Der für Ihre Daten Verantwortliche ist:

iRONic Ventures UG (haftungsbeschränkt)
Essener Str. 13, 10555 Berlin, Deutschland
Handelsregister: HRB 254455 B (Amtsgericht Charlottenburg, Berlin)
Geschäftsführer: Robin Jose
Datenschutzkontakt: hello@short-lyst.com

Diese Erklärung umfasst personenbezogene Daten, die über short-lyst.com, app.short-lyst.com und kandidatenseitige Seiten verarbeitet werden, die aus Shortlyst-E-Mails verlinkt sind (z. B. /c/info, /c/interview und /c/opt-out). Eine Verarbeitung, die ausschließlich im Auftrag einer einstellenden Organisation erfolgt, kann zusätzlich deren eigener Datenschutzinformation unterliegen; in diesem Fall handeln wir als Auftragsverarbeiter und die Organisation bleibt für die Entscheidung über den Umgang mit Ihrer Bewerbung verantwortlich.

Je nachdem, wie Sie mit Shortlyst interagieren, können wir folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

Recruiterinnen, Recruiter und Fachvorgesetzte

• Kontodaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Organisationszugehörigkeit
• Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen, die für die Anmeldung und Nutzung der Plattform erforderlich sind
• Inhalte, die Sie hochladen oder erstellen, z. B. Stellenbeschreibungen, Bewertungskriterien und Kalenderverfügbarkeit

Kandidatinnen und Kandidaten

• Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf/CV und Antworten im Auswahlverfahren
• Audioaufnahmen, Transkripte und Metadaten aus KI-gestützten Bewertungsanrufen am Telefon oder im Browser
• Bewertungen, Zusammenfassungen und Notizen, die dem Einstellungsteam bei der Prüfung Ihrer Bewerbung helfen
• Termininformationen, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch buchen oder bestätigen

Website-Besucherinnen und -Besucher

• Technische Protokolldaten wie IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten und Zeitstempel
• Informationen, die Sie über Kontakt- oder Brief-Formulare auf short-lyst.com übermitteln

Wir verwenden personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung des Shortlyst-Dienstes, einschließlich Prüfung von Bewerbungen, Durchführung KI-gestützter Anrufe, Bewertung von Kandidatinnen und Kandidaten anhand vereinbarter Kriterien und Terminbuchung. Rechtsgrundlage: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für Kandidatinnen und Kandidaten, unser berechtigtes Interesse an einem effizienten, fairen Auswahlverfahren, soweit zulässig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Betrieb von Konten und Kommunikation, einschließlich Authentifizierung, Service-E-Mails und Beantwortung von Support- oder Datenschutzanfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Sicherheit, Betrugsprävention und Integrität des Dienstes, einschließlich Schutz von Konten, Verhinderung von Missbrauch und Aufrechterhaltung zuverlässiger Infrastruktur. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Rechtliche Compliance, einschließlich Aufzeichnungspflichten und Beantwortung rechtmäßiger Anfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Wenn Sie an einem Shortlyst-Bewertungsanruf am Telefon oder in Ihrem Browser teilnehmen, kann das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert werden, damit das Einstellungsteam nachvollziehen kann, was gesagt wurde. Der Shortlyst-KI-Assistent stellt sich in jedem Anruf als automatisiert vor. Aufnahmen und Transkripte werden nur zur Bewertung Ihrer Bewerbung für die jeweilige Stelle und zur Verbesserung der Qualität und Nachvollziehbarkeit des Auswahlverfahrens verwendet.

Sie können die Löschung von Aufnahmen und Transkripten im Rahmen einer Löschungsanfrage nach Art. 17 DSGVO verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Lebensläufe, Stellenbeschreibungen, Gesprächsaufnahmen, Transkripte und zugehörige Dateien werden in Microsoft Azure Blob Storage in EU-Rechenzentrumsregionen gespeichert. Der Zugriff ist auf autorisiertes Personal und Systeme beschränkt, die die Daten zum Betrieb des Dienstes benötigen.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, darunter:

• Microsoft Azure (Azure OpenAI Service und Azure Blob Storage, in EU-Regionen) für KI-gestützte Analysefunktionen wie die Bewertung von Lebensläufen und Gesprächszusammenfassungen sowie für die Speicherung von Lebensläufen, Aufnahmen, Transkripten und zugehörigen Dateien
• ElevenLabs für Echtzeit-Sprachsynthese, Spracherkennung und Anrufinfrastruktur in KI-gestützten Bewertungsgesprächen, mit Datenspeicherung in der EU
• Hetzner für das Hosting der Anwendungsserver und Datenbanken von Shortlyst in Rechenzentren in Deutschland
• Google (Google Workspace und Google-Anmeldung) für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation und die Anmeldung bei app.short-lyst.com mit einem Google-Konto sowie Google Kalender, sofern Fachvorgesetzte ihn zur Buchung von Vorstellungsgesprächen verbinden
• Resend für den Versand transaktionaler E-Mails wie Gesprächseinladungen, Erinnerungen und Bestätigungen

Wenn Sie sich über Shortlyst auf eine Stelle bewerben, werden Ihre Bewerbungsdaten, Bewertungsergebnisse und zugehörige Unterlagen mit der Recruiterin, dem Recruiter und dem Einstellungsteam der Organisation geteilt, die die Stelle ausgeschrieben hat. Wir verkaufen Kandidatendaten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende weiter. Wir geben Daten an die oben genannten Auftragsverarbeiter oder auf gesetzliche Anordnung weiter.

Wir speichern Bewerbungsdaten von Kandidatinnen und Kandidaten, solange die offene Stelle aktiv ist, und anschließend für eine festgelegte Aufbewahrungsfrist, damit das Einstellungsteam seinen Prozess abschließen kann. Sofern für die einstellende Organisation keine kürzere Frist konfiguriert ist, beträgt die Standardaufbewahrungsfrist 180 Tage nach Abschluss der Stelle; danach werden berechtigte personenbezogene Kandidatendaten gelöscht oder unwiderruflich geschwärzt.

Sie können jederzeit eine frühere Löschung nach Art. 17 DSGVO per E-Mail an hello@short-lyst.com verlangen. Opt-out-Anfragen über den Link in Shortlyst-E-Mails werden ebenfalls berücksichtigt.

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15)
• auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
• auf Einschränkung der oder Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 18 und Art. 21)
• auf Erhalt Ihrer Daten in einem übertragbaren Format (Art. 20)
• eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an hello@short-lyst.com. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Unsere zuständige Behörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Sie können sich auch an die Behörde in Ihrem Wohnsitzland wenden.

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies und ähnliche Technologien, um Sie angemeldet zu halten, Ihre Sprachpräferenz zu speichern und sichere Sitzungen zu betreiben. Diese sind für das Funktionieren des Dienstes erforderlich und werden nicht für Werbung verwendet.

Sollten wir künftig Analyse- oder andere nicht notwendige Cookies einführen, aktualisieren wir diese Erklärung und holen Ihre Einwilligung ein, sofern das Gesetz dies verlangt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten vorrangig innerhalb der Europäischen Union. Wo eine Übermittlung außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums unvermeidbar ist, stellen wir ein angemessenes Schutzniveau durch die von der DSGVO geforderten Garantien sicher, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und ergänzende Maßnahmen, soweit angemessen.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das oben stehende Datum "Zuletzt aktualisiert" und benachrichtigen betroffene Nutzerinnen und Nutzer, soweit angemessen.

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter:

iRONic Ventures UG (haftungsbeschränkt)
Essener Str. 13, 10555 Berlin, Deutschland
hello@short-lyst.com